Вполне вероятно, что некоторые из наших читателей, ознакомившись с заголовком статьи, подумают: «Этот материал адресован бизнесменам, а я к этой категории не отношусь» - и отложат эту статью. Напрасно. В конце концов, все мы так или иначе постоянно вступаем в различные отношения с другими людьми, и чаще в отношения деловые. Даже общение с продавцом на рынке или в магазине – это тоже деловая встреча. Так что общие советы по этикетным правилам проведения деловой встречи могут быть интересны всем.
Деловая встреча – наиболее благоприятная и зачастую единственная возможность убедить партнера или компаньона в обоснованности вашей позиции, согласиться с вашими предложениями.
О встрече договариваются, как правило, за два-три дня. Подготовку к деловой встрече рекомендуется начать с информации о собеседнике. Какое положение он занимает? Как он к вам относится? Что он за человек? Каковы его намерения? Эти вопросы необходимо выяснить до встречи.
Не менее важно заранее договориться о времени, месте и цели встречи. Согласно деловому этикету, место встречи предлагает приглашающий, однако последнее слово всегда остается за приглашаемой стороной.
Мой бывший студент Дмитрий К., ныне руководитель одной из ростовских компаний, поделился опытом подготовки к деловой встрече: «Готовясь к встрече, мы обязательно оговариваем с партнерами число ее участников, чтобы не получилось так, что мы прибудем делегацией, а партнер окажется в одиночестве. Как известно, пик мозговой активности приходится на 10-12 часов дневного времени, поэтому наиболее важные встречи, требующие больших затрат умственной и психической энергии, мы назначаем в первой половине дня. Заранее обозначаем временные рамки встречи. Время, предназначенное для встречи, мы обязательно освобождаем от других дел и встреч».
Добавим к сказанному, что на встречу необходимо приходить вовремя. Опаздывая, вы показываете себя с плохой стороны. И объяснения здесь излишни. В любом случае это может негативно сказаться на вашем имидже, а также на самом ходе встречи.
Не принято затягивать встречу сверх отведенного для нее времени, если, конечно, это не связано с решением важного вопроса. Приглашенный может поинтересоваться, а приглашающий тактично обозначить сам или через других лиц продолжительность встречи. В любом случае лучше решить вопрос раньше, чем позже.
Считается неприличным во время встречи посматривать на часы. Этот жест воспринимается как сигнал к окончанию разговора. Чувство времени особенно важно, когда в ходе встречи предполагается обсудить несколько вопросов.
При проведении встречи важно обращать внимание на «мелочи» этикета, которые могут вырасти в факторы, серьезно влияющие на результат встречи: например, местоположение гостя и хозяина кабинета символично и может повлиять на характер беседы. Если хозяин остается на своем месте, это придает ему больший вес, символизирует доминирование в разговоре. Если же хозяин садится напротив гостя или рядом, это символизирует стремление к равенству.
Согласно древнему китайскому учению, руководитель учреждения, фирмы должен сидеть в офисе лицом к входной двери и немного наискосок от нее: это, по мысли восточных философов, помогает найти выход даже из безвыходной ситуации. От стола руководителя должен отходить длинный стол с удобными стульями. Он служит для проведения заседаний, приема делегаций, состоящих из нескольких человек. Стулья, стоящие около стола, должны быть мягкими и удобными, но не способствующими тому, чтобы люди сидели в них развалившись.
В кабинете руководителя также обычно присутствует уголок, состоящий из мягких кресел и журнального столика. Он используется для доверительных бесед с партнерами и, в некоторых случаях, с подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку.
Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие примерно равное положение, были напротив друг друга. Первым садится за стол глава принимающей стороны. В ходе встречи ему принадлежит инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз, которые могут быть восприняты как сигнал к окончанию разговора.
Во время деловых встреч поза должна быть свободной и в то же время сдержанной. Не нужно съеживаться на краешке стула, всем своим видом показывая стеснение, неуверенность в себе. Но чрезмерно свободная поза может быть воспринята как свидетельство вашей развязности. Сумку или портфель желательно не держать на коленях, а положить или поставить рядом с собой.
Вообще, невозможно, наверное, описать весь алгоритм действий участников деловой встречи, особенно с точки зрения этикетных правил, но вполне по силам дать некоторые отнюдь не лишние советы, следование которым будет способствовать созданию во время делового рандеву доброжелательной атмосферы, а значит, и сама встреча будет обречена на успех. Вот эти советы:
● Будьте доброжелательны, открыты, сдержанны в эмоциональных проявлениях, не демонстрируйте излишнюю напористость и самоуверенность.
● Чтобы добиться положительного эффекта от встречи, нужно не стремиться произвести впечатление. Фальшь всегда легко раскусить.
● Голливудские улыбки оставьте американцам. Но не следует также быть угрюмым.
● Не рекомендуется ставить в центр внимания собственное «я», надо быть скромным в самооценках. Следует ставить в центр внимания слушающего, учитывая его социальный статус.
● Умейте оказывать знаки внимания. Похвала, восхищение, интерес, благодарность – показатель уважительного отношения к собеседнику, признание важности общего дела и самой встречи.
● Высокий тембр голоса раздражает и утомляет. Постарайтесь сделать свой голос грудным и приятным, понизив его насколько возможно. Не говорите слишком тихо и неуверенно. И, напротив, слишком звучный голос стоит приглушить.
● Нежелательно говорить слишком быстро, обрушивая на собеседника поток информации. Повышенный темп речи всегда воспринимается как признак зависимости и несерьезности. Однако если будете говорить слишком медленно, то рискуете утомить вашего визави: ему уже все понятно, а вы еще заканчиваете фразу.
● Следует избегать назидательности, не допускать категоричного, самонадеянного, заносчивого тона: в нем сквозит переоценка собственной персоны и пренебрежение к окружающим.
● Надо искать пути урегулирования проблем, а не их обострения. При встрече с агрессивно настроенным партнером нужно пытаться избежать конфронтации.
Во время деловой встречи не принято перебивать выступление партнеров. После выступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным.
Во время встречи могут быть поданы чай или кофе. Другой вариант – объявить перерыв на кофе. Он обычно используется и при достаточно длительной встрече, а также если нужно обменяться «неофициальными» мнениями, «разрядить атмосферу», просто немного отдохнуть.
Все, о чем мы рассказали, относится к так называемой организационной подготовке. Но этого мало. Важно подготовиться к деловой встрече с содержательной стороны. Что это означает?
Проведение анализа проблемы и диагностики ситуации – исходный пункт подготовки к деловой встрече. Важно для успеха встречи провести анализ интересов как своих, так и партнера, а не начинать с формулирования собственной позиции.
При подготовке необходимо согласовать все вопросы внутри своей делегации, а также с тем, кто так или иначе будет задействован в выполнении возможных договоренностей (например, смежные организации), т.е. провести «внутренние переговоры».
Необходимо проработать несколько возможных вариантов решения. Это позволит быть на встрече более гибким, не принося в жертву свои интересы.
Заканчивается подготовка инструкциями участников встречи (общее направление действий) и подбором необходимых документов (например, законодательных норм, норм налоговых отчислений, справочных материалов по ценам).
Для успеха встречи очень важен этап ее завершения. Заключение должно быть ярким, содержащим наиболее важные аргументы в пользу предлагаемых решений и в то же время легко воспринимаемым, чтобы у собеседника не осталось неясных представлений.
В конце встречи не должно быть места лишним словам, расплывчатым формулировкам. Всегда заканчивайте встречу вовремя. Объявляйте перерыв точно по расписанию, чтобы участники заранее знали, что они могут распоряжаться своим временем.
Эти рекомендации позволят вам достойно выглядеть на любых деловых встречах.
____________________
Нашли ошибку или опечатку в тексте выше? Выделите слово или фразу с ошибкой и нажмите Shift + Enter или сюда.
Почему украинцы считают россиян оккупантами
